Es ya una verdad de perogrullo, como todos ustedes saben, que la necesidad de la empresa de comunicarse con los miembros de su organización y gestionar la información que circula de manera interna ha ido cobrando reconocimiento a lo largo de los años.Como herramienta de gestión, la comunicación interna puede ayudar a difundir tanto las políticas corporativas como la cultura de la organización.
Una gestión eficaz de la comunicación requiere de planificación estratégica y, por ende, de una instancia de diagnóstico: la auditoría de comunicación interna. El diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación interna y debe dar a conocer los modos de comunicación existentes, qué medios se utilizan, y con qué eficacia, qué información se da y cuál no.
El desarrollo de auditorías internas en la empresa no es una práctica reciente. No obstante, su evolución en el tiempo ha supuesto una ampliación de su ámbito de aplicación, limitado originariamente al terreno financiero.
Las funciones principales de auditoría según Quintana son dos:
1.Controlar la eficacia de las políticas y los medios que utiliza la empresa descubriendo cualquier desviación sobre lo planificado.
2.Recomendar las medidas adecuadas para corregir o mejorar determinadas actuaciones.
Siguiendo al autor, la ampliación de funciones permite poder diferenciar distintos tipos de auditorías:
1. auditoría operativa o de procedimientos: El objetivo es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por la dirección.
2. auditoría especial: El objetivo es definido por la unidad direccional correspondiente, así como el alcance de la misma.
También se distinguen los siguientes tipos de auditorías:
- auditoría operativa. Mide el grado en que se ajusta una entidad a los principios de economía, eficiencia y eficacia.
- auditoría de eficacia. Investiga si se han cumplido los objetivos propuestos cuantificando las desviaciones y analizando las posibles causas.
- auditoría de legalidad. Comprueba si los gestores han cumplido las leyes que le afectan.
De igual manera que la ampliación de funciones ha propiciado la identificación de distintos tipos de auditorías según sus objetivos, también la ha dotado de una mayor versatilidad que permite su aplicación al control y evaluación de otras áreas funcionales. La finalidad última siempre es la mejora de los resultados de la empresa a través del examen de acontecimientos y de las condiciones que se han producido. Por tanto, el diseño y puesta en práctica de cualquier tipo de auditorías responde a la necesidad de validación de todos los procedimientos desarrollados en una empresa.
Los objetivos específicos que puede perseguir una acción auditora de comunicación interna son:
1.Evaluación del rigor presupuestario con el que es desarrollada la gestión de la comunicación interna.
2.La reducción de costes del departamento de comunicación interna.
3.El nivel de satisfacción de los empleados y la mejora del clima laboral.
4.Los posibles frenos o problemas de comunicación en el seno de la empresa.
5.La percepción que tiene de la empresa el público interno y los estados de opinión sobre temas fundamentales.
6.Detectar las necesidades de información.
7.Evaluar la calidad de los contenidos y la eficacia de los canales de comunicación.
8.Identificar las audiencias y su diversidad.
Para ampliar los conocimientos sobre este tema te recomendamos la siguiente Bibliografía.
AB Comunicaciones “Comunicación interna, claves para un plan exitoso”. Ed. La Crujía Dircom. 2009 / ALBIZU, E. (1992): "El plan de comunicación interna, Un paso adelante" Cuadernos de Gestión, nº 14. / CHIQUERO, L. (1989): "Comunicación interna, entre moda y autenticidad". Capital Humano, nº 7. / LANGARICA, C. (1995): "La comunicación interna como herramienta del management". Dirección y Progreso, nº 140. / HERZBERG, F. (1968): "How do you motivate your employes". Harvard Business Review, Enero-Febrero de 1968. / PINILLOS, A. (1988): "Comunicación interna, un paseo por el tiempo". Harvard Deusto Business Review, nº 82. / QUINTANA, M.A. (1993): "La auditoría de mercadotecnia como técnica para desarrollar las estrategias de marketing". ESIC-MARKET, nº 79.
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